Публичная ссылка на папку: договоры, которые ищет уже не только коллега

Облачная папка с доступом по ссылке решает задачу за минуту: не надо заводить гостю учётку. Через год ссылка лежит в старом письме, в пересланном чате и иногда в поиске, если папку открыли как сайт. Внутри акты, паспорта для пропуска, база для рассылки. Компания думает, что это «внутренний диск». Для сети это страница, у которой нет пароля.

Как пользоваться ссылками и не раздать архив

• Срок на ссылку. Доступ «навсегда» для разового счёта не нужен.
• Отдельная папка на отдачу, а не корень диска, где лежит всё.
• После проекта ссылку гасят. Удалить письмо у себя недостаточно: копия осталась у получателя.
• Выгрузки клиентов не кладут в папку, которой делились с подрядчиком по дизайну.

Если ссылка уже гуляла, смена названия файла не помогает: меняют сам доступ и смотрят, нет ли копии на почте и в чате бота. Пароли внутри документов тоже считают известными, если файл лежал открыто.

Lexora находит такие ссылки, когда они торчат с сайта или из переписки, которая завязана на домен. Это часть аудита и защиты данных, не обещание обыскать весь интернет. Новым клиентам базовый аудит бесплатный. Если в открытой папке уже были персональные данные клиентов, говорим прямо, что это инцидент по доступам, и не прячем его в рекомендацию «поставьте пароль посложнее».